مساعد إداري – قطر

تقديم دعم إداري وتنظيمي كامل للإدارة القانونية، من خلال تنسيق المواعيد والاجتماعات، إدارة الملفات والسجلات، التعامل مع الموردين، ومتابعة المصروفات والطلبات الإدارية، مع الالتزام بإجراءات السلامة وسياسات الشركة.

المهام الأساسية باختصار:

تنظيم وجدولة الاجتماعات والمواعيد والزيارات وحجوزات السفر عند الحاجة.

دعم الإدارة القانونية في الأعمال الإدارية اليومية ومتابعة قواعد البيانات.

استقبال الزوار والمكالمات والرد على الاستفسارات وتوجيهها بشكل صحيح.

إعداد المراسلات، محاضر الاجتماعات، التقارير، والعروض التقديمية.

إدارة الملفات الورقية والإلكترونية وحفظ السجلات والوثائق السرية.

متابعة المصروفات الإدارية، الفواتير، الميزانية، وسجلات المدفوعات.

إدارة مخزون اللوازم المكتبية وطلبات الشراء عبر النظام الإلكتروني.

التنسيق مع الموردين وقسم المشتريات لضمان تنفيذ الطلبات في الوقت المناسب.

استخدام برامج الأوفيس وأدوات الذكاء الاصطناعي في البحث وتنظيم المعلومات.

الالتزام بسياسات السلامة والجودة، وتنفيذ أي مهام أخرى مرتبطة بالوظيفة.

التواصل:

داخليًا مع موظفي الإدارة القانونية.

خارجيًا مع الموردين ومقدمي الخدمات الإدارية.

المؤهلات المطلوبة:

دبلوم سكرتارية أو إدارة مكاتب أو تخصص ذي صلة.

خبرة من سنتين إلى ثلاث سنوات في إدارة المكاتب أو السكرتارية التنفيذية.

إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس وأدوات الذكاء الاصطناعي.

إجادة اللغة الإنجليزية، والعربية ميزة إضافية.