سكرتير / سكرتيرة

تعلن شركة حسن جميل للسيارات عن توفر وظائف اليوم بمسمى سكرتير في فرع الخبر، وتتضمن هذه الوظائف تقديم الدعم الإداري والتنظيمي المتكامل للإدارة العليا، من خلال إدارة المراسلات، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، وإعداد التقارير.

وظائف الخبر بشركة حسن جميل للسيارات

المسمى الوظيفي:

سكرتير / سكرتيرة

المهام والمسؤوليات:

أعمال البريد الإلكتروني والاتصالات:

مراجعة البريد الإلكتروني بشكل دوري ومتابعة جميع الرسائل الواردة والصادرة والرد عليها أو تحويلها بعد اعتماد الإدارة.

متابعة الرسائل المهمة مع المرسل إليهم هاتفياً عند الحاجة لضمان الرد ضمن الوقت المحدد.

استقبال وإجراء الاتصالات الهاتفية الخاصة بالإدارة العليا، والالتزام بعدم تحويل المكالمات لمكتب نائب رئيس مجلس الإدارة إلا بموافقته.

إعداد تقارير دورية عن المراسلات المهمة ومتابعة أعمال الإدارات لرفع تقارير إدارية وفنية للإدارة العليا.

أعمال المكتب والإدارة:

تحرير وطباعة الخطابات والمراسلات وحفظ وأرشفة العقود والوثائق ورقياً وإلكترونياً.

المحافظة على ترتيب ونظافة مكتب الإدارة العليا وتوفير المستلزمات الخاصة به ومتابعة العهد والأصول.

الاجتماعات والمواعيد:

تنظيم جدول مواعيد الإدارة العليا، المدير العام، ونائب رئيس مجلس الإدارة، وتنسيق الاجتماعات وإرسال الدعوات والتذكيرات.

تجهيز قاعات الاجتماعات والوثائق اللازمة، وكتابة المحاضر وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذها.

تنسيق الاجتماعات الافتراضية عبر منصات Zoom وMicrosoft Teams وGoogle Meet.

التنسيق والمتابعة:

متابعة الأعمال اليومية الخاصة بنائب رئيس مجلس الإدارة وإعداد تقارير متابعة للمهام المفتوحة ونسب إنجازها.

التنسيق بين الإدارات المختلفة لضمان سير العمل، وإعداد عروض PowerPoint والتقارير التنفيذية.

السفر والتأشيرات:

تعبئة طلبات التأشيرات (أوروبا، أمريكا، وغيرها)، حجز مواعيد السفارات ومراكز التأشيرات، وتجهيز الملفات ومتابعتها.

التنسيق مع مكاتب الترجمة والتصديق، وحجز تذاكر الطيران والفنادق وإعداد جداول برامج السفر بالتنسيق مع شركات النقل.

إصدار الرخصة الدولية للمدير العام، سداد الرسوم ومتابعة صلاحية جوازات السفر والوثائق الرسمية لتجديدها قبل انتهائها.

المهام التنظيمية والتشغيلية:

تنظيم الزيارات الرسمية واستقبال الضيوف، ومتابعة مشتريات الإدارة العليا مع الحفاظ التام على سرية المعلومات.

تنفيذ أي مهام أخرى يتم التكليف بها من قِبل المدير العام أو نائب رئيس مجلس الإدارة بما يخدم مصلحة العمل.

المهارات المطلوبة:

مهارات تنظيم وإدارة الوقت وترتيب الأولويات بدقة عالية.

مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة والقدرة على إعداد التقارير والعروض التقديمية.

إجادة التعامل مع البريد الإلكتروني، أنظمة المراسلات، وتطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).

القدرة على إدارة وتنسيق الاجتماعات الافتراضية عبر المنصات المعتمدة.

مهارة المتابعة المستمرة والعمل بكفاءة تحت ضغوط العمل المتعددة.

الالتزام التام بالمحافظة على السرية المطلقة لكافة الوثائق والمعلومات.

مهارات متقدمة في تنظيم الملفات والأرشفة الإلكترونية والورقية.